Disposiciones Generales
Artículo 1
Objeto
El objeto de la presente Resolución es establecer las políticas, normas y procedimientos continuos y permanentes, que como mínimo los sujetos obligados, deben adoptar e implementar para prevenir la Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, tomando en cuenta el nivel de riesgo de sus respectivas estructuras, inversores, actores del mercado, negocios, productos, servicios, con el fin de mitigar los riesgos que se derivan de la posibilidad que sean utilizados como instrumentos para legitimar capitales y financiar al terrorismo provenientes de las actividades ilícitas establecidas en la Ley Orgánica Contra la Delincuencia Organizada y en la Ley Orgánica de Drogas.
Artículo 2
Sujetos Obligados
Son sujetos obligados a los efectos de las presentes Normas:
a. Las personas cuyos valores sean objeto de oferta pública.
b. Las entidades de inversión colectiva y las personas que intervengan directa o indirectamente en la oferta de los títulos emitidos por esas entidades.
c. Los operadores de valores autorizados, sean personas naturales o jurídicas.
d. Los asesores de inversión.
e. Las bolsas de valores.
f. Las bolsas de productos e insumos agrícolas.
g. Las cajas de valores.
h. Los agentes de traspasos.
i. Las sociedades titularizadoras.
j. Las cámaras de compensación de opciones y futuros y otros productos derivados.
k. Las sociedades calificadoras de riesgo.
l. Las demás personas que directa o indirectamente participen en la oferta pública de los valores regulada en la Ley de Mercado de Valores o cuyas Leyes especiales las sometan al control de la Superintendencia Nacional de Valores.
m. Las personas jurídicas que la Superintendencia Nacional de Valores califique como relacionadas a alguno de los sujetos regulados por la Ley de Mercado de Valores.
Artículo 3
Cumplimiento de la Resolución
Las presentes normas serán de obligatorio cumplimiento para los sujetos obligados mencionados en el artículo anterior, quienes deben establecer las políticas, procedimientos y mecanismos internos de prevención y control, asimismo podrán implementar medidas adicionales bajo los principios de la mejor diligencia debida, buena fe, confianza, transparencia, autorregulación y control en sitio. Los sujetos obligados deberán demostrar que han desarrollado y puesto en práctica las políticas, procedimientos y mecanismos referidos, cuando así les sea requerido por la Superintendencia Nacional de Valores, el Ministerio Público o por los órganos judiciales competentes.
Es responsabilidad de cada sujeto obligado hacer los ajustes según sea necesario, en atención a la ponderación de sus propios riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo en alto, moderado y bajo, a fin de desarrollar una adecuada, eficiente y eficaz gestión a objeto de mitigarlos.
La Superintendencia Nacional de Valores podrá instruir a los sujetos obligados, en cuanto a la metodología para evaluar los riesgos inherentes a la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, o al resultado de la evaluación del nivel de riesgo de la Institución o determinado nivel de riesgo en particular, que se haya establecido para las diferentes zonas geográficas, Inversores, actores del mercado, productos o servicios y empleados.
Artículo 4
Acuerdos de Cooperación entre Superintendencia Nacional de Valores y otros Organismos de Control
La Superintendencia Nacional de Valores, de conformidad con el artículo 136 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, establecerá Acuerdos de Cooperación con otros Organismos de Control, Supervisión, Fiscalización y Vigilancia contemplados en el artículo 51 Ley Orgánica Contra la Delincuencia Organizada, a fin de implementar los procedimientos mediante los cuales se remitirán los Reportes de Operaciones y/o Actividades Sospechosas y otra información periódica necesaria para realizar los análisis e investigación administrativa que se requieran. Capítulo II
De la Administración Integral de Riesgos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo
Sección «A»
Estructura del Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y del Financiamiento al Terrorismo y Funciones de sus Miembros
Artículo 5
Diseño e implementación del Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo
El sujeto obligado, de acuerdo a la naturaleza y complejidad de sus negocios, productos y servicios financieros, al volumen de operaciones, a la región geográfica donde actúa, a la tecnología disponible y en concordancia con el nivel de sus riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo y en cumplimiento de las disposiciones legales que rigen la materia y las presentes normas; debe formular, adaptar, implementar y desarrollar, un «Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo», que comprenda medidas apropiadas, suficientemente eficaces, orientadas a identificar, evaluar y aplicar medidas para reducir la posibilidad que en la realización de cualquier operación del mercado de valores sea utilizado como mecanismo para ocultar el origen, propósito y destino de los capitales ilícitos, o para desviar fondos de cualquier naturaleza, hacia el financiamiento de grupos o actividades terroristas.
Artículo 6
Alcance del Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo
El Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo, deberá involucrar y responsabilizar en las actividades contra legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo a los empleados de todos los niveles del sujeto obligado, que en cualquier forma puedan contribuir a prevenir, controlar y detectar los intentos de legitimar capitales o financiar el terrorismo. Desde los empleados de menor nivel jerárquico hasta el personal de más alta jerarquía. Incluida la Junta Directiva, deberán estar capacitados y concientizados para identificar, mitigar y reportar los riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo y sus factores.
El Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo, deberá mantener un enfoque de prevención y control, incluir las políticas procedimientos y controles internos, matrices de riesgos, sistemas monetarios y planes operativos, los cuales deben cumplir en cuanto les sea aplicable, el marco jurídico vigente; así como las resoluciones, instrucciones y directrices de la Superintendencia Nacional de Valores, el Código de Ética o conducta del sujeto obligado, guías y mandatos corporativos, recomendaciones de auditoría, evaluaciones y auto evaluaciones entre otros; que estén relacionados con la administración de los riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.
Las mejores prácticas y estándares internacionales, constituyen pautas y referencias que se deben tener en cuenta para fortalecer el Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo, siempre que no colidan con la normativa nacional vigente.
Las políticas, procedimientos y controles Internos mencionados en el presente artículo deberán ser incluidos en el respectivo «Manual de Políticas y Procedimientos de Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo», el cual será de obligatorio cumplimiento para el sujeto obligado.
Artículo 7
Alcance en la aplicación de las medidas contempladas en el Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo
El alcance en la aplicación de las políticas, procedimientos, controles internos y medidas de mitigación que cada sujeto obligado decida establecer en su Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo, estará sujeto a su nivel de riesgo de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo calificado en alto, moderado y bajo en todas las áreas de negocios, atendiendo a los diferentes factores de riesgo de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo relacionados con sus empleados, inversores, actores del mercado, zonas geográficas, productos o servicios y al tamaño de la entidad; los cuales serán de obligatorio y estricto cumplimiento.
Artículo 8
Tareas básicas del Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo
El Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo, deberá permitir al sujeto obligado prevenir y detectar posibles operaciones y/o actividades sospechosas de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo en cualquiera de sus tres (3) fases principales: La de «colocación» de fondos; tanto significativos como a través de las operaciones al menudeo o estructuradas; la de «procesamiento», para apartar los beneficios ilegales de su origen ilícito mediante una serie de transacciones, conversiones o movimientos; y la de «Integración» al incorporarlos abiertamente a la economía legítima.
Para materializar estas actividades de prevención, detección y reporte deberán tomarse en cuenta las siguientes cuatro (4) tareas básicas de un efectivo Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo:
a) Prevención: Para reducir la posibilidad que sean colocados en el sistema financiero recursos provenientes de actividades relacionadas con la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, mediante la aplicación de políticas, procedimientos y controles internos para el adecuado conocimiento del Inversor, y de los empleados del sujeto obligado, complementados con una constante formación y/o capacitación y entrenamiento del personal en todos sus niveles, conforme a las políticas de formación y/o capacitación previstas en la presente Resolución.
b) Control y Detección: De actividades que se pretendan realizar o se hayan realizado para dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas a la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, mediante la implementación de controles y herramientas de monitoreo adecuadas, oportunas y efectivas.
c) Reporte: Oportuno, eficiente y eficaz de operaciones detectadas que se pretendan realizar o se hayan realizado y que se sospeche que estén relacionadas con la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.
d) Conservación: Por el plazo legal establecido en el artículo 43 de la presente resolución, de todos los archivos, registros de transacciones y documentación, tanto física como electrónica, derivados de las tareas precedentes destinadas a proporcionar a las autoridades competentes estos elementos cuando sean requeridos para adelantar sus investigaciones.
Artículo 9
Estructura del Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo
Los siguientes actores ejecutivos conformarán la estructura del Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo:
a. La Junta Directiva.
b. El Presidente o quien haga sus veces.
c. El Oficial de Cumplimiento de Prevención de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.
d. El Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.
e. La Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.
f. El Responsable de Cumplimiento designado en cada área sensible de riesgo de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.
Artículo 10
Obligaciones de la Junta Directiva
La Junta Directiva del sujeto obligado, tendrá las siguientes obligaciones:
a. Promover a todos los niveles de la organización una cultura de cumplimiento de los requerimientos legales y normativos en materia de administración de riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, para procurar que el personal se adhiera a las políticas, procedimientos y procesos establecidos por el sujeto obligado, con respecto a la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.
b. Aprobar el Manual de Políticas y Procedimientos de Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo y el Plan Operativo Anual de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo; así como supervisar el cumplimiento de los mismos.
c. Revisar y de considerarlo procedente, aprobar las políticas, estrategias y planes de prevención y control, cuando le sean presentados por el Oficial de Cumplimiento, los cuales, entre otros, podrán comprender los siguientes aspectos:
I. Políticas, procedimientos y controles internos, que procuren un alto nivel de rendimiento y de ética y moral por parte de los empleados.
II. Programas de entrenamiento para los empleados de las diferentes áreas en materia de prevención y control de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.
III. Recibir y analizar los informes periódicos elaborados por el Oficial de Cumplimiento, tomando las decisiones más significativas y las acciones correctivas, en caso de que le sean planteadas deficiencias y debilidades, lo cual debe reflejarse como una función relacionada con el Gobierno Corporativo.
d. Proporcionar la infraestructura organizativa, funcional y presupuestaria idónea para que pueda ser eficiente y eficaz el Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo; así como, mantener una estructura interna; de controles contra la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo y asegurarse que el Oficial de Cumplimiento cuente con suficiente autoridad y recursos (humanos, financieros y tecnológicos) para administrar un programa de cumplimiento contra la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, conforme al perfil de riesgo del sujeto obligado. Igualmente, debe establecer y aprobar una partida presupuestaria específica e identificable dentro del presupuesto general de prevención, designada anualmente para garantizar la ejecución de los programas de formación en esta materia.
e. Designar al Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, como instancia responsable en la aprobación, orientación y vigilancia del cumplimiento del Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo.
f. Designar al Oficial de Cumplimiento, quien será responsable de coordinar, supervisar y administrar el programa del cumplimiento contra legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo; así como, de la adhesión a toda la reglamentación vigente que rige esta materia. Sin embargo, la Junta Directiva es quien tiene la responsabilidad última del cumplimiento de las normas contra la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.
g. Aprobar la designación de los empleados «Responsables de Cumplimiento» exigidos por la presente Resolución para cada una de las áreas sensibles de riesgo en materia de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo del sujeto obligado.
h. Aprobar el Código de Ética o de Conducta de obligatorio cumplimiento para todo el personal.
i. Los miembros de la Junta Directiva del sujeto obligado deberán asumir en forma individual y por escrito, un «Compromiso Institucional» para prevenir la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, el cual deberá estar inserto en el expediente correspondiente de la oficina de personal del sujeto obligado.
Artículo 11
Responsabilidades del Presidente del Sujeto Obligado
El Presidente del sujeto obligado o quien haga sus veces, tendrá las siguientes responsabilidades:
a. Supervisar y controlar el cumplimiento de las obligaciones asignadas al Oficial de Cumplimiento y al Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.
b. Proponer a la Junta Directiva del sujeto obligado, la designación de los Responsables de Cumplimiento, exigidos por la presente Resolución para cada una de las áreas sensibles en materia de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo del sujeto obligado.
c. Asegurarse que el Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo, funcione debidamente y que las políticas, normas y procedimientos, así como, las decisiones emanadas de la Junta directiva sean conocidas y aplicadas por las instancias que corresponda.
d. Conocer los informes anuales y trimestrales elaborados por el Oficial de Cumplimiento.
Artículo 12
Oficial de Cumplimiento
El «Oficial de Cumplimiento» será un funcionario de alto rango o nivel, con poder de decisión, que dependa y reporte directamente a la Junta Directiva del sujeto obligado, por lo que estará un nivel por debajo del Presidente del sujeto obligado o quien haga sus veces; dedicado en forma exclusiva a las funciones de prevención y control de los delitos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.
El Oficial de Cumplimiento debe conocer la legislación y reglamentación vigente relativa a la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, conocer y comprender los productos y servicios, inversores, empleados y zonas geográficas del sujeto obligado, y los riesgos potenciales de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo que están asociados a estas actividades.
La autoridad funcional y las decisiones que en el marco de la ejecución de sus actividades ejerza o adopte el Oficial de Cumplimiento, serán de observancia obligatoria por parte de todos los ejecutivos, empleados y unidades asesoras del sujeto obligado, una vez que dichas decisiones sean aprobadas por la Junta Directiva. Se debe dotar al Oficial de Cumplimiento de una estructura organizativa y presupuestaria idónea y se le facultará con poder de decisión, acción y autoridad funcional suficiente, para que pueda ejecutar la labor que se le asigna en la presente Resolución.
Artículo 13
Funciones del Oficial de Cumplimiento
El Oficial de Cumplimiento tendrá las siguientes funciones:
a) Promover y supervisar el cumplimiento de las políticas, procedimientos, disposiciones y controles aprobados por la Junta Directiva del sujeto obligado, relacionados con el funcionamiento del Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo.
b) Conocer los informes finales, las observaciones y recomendaciones incluidas en los documentos, producto de las inspecciones realizadas por la Superintendencia Nacional de Valores y los auditores internos y externos, a. fin de dar seguimiento a las acciones correctivas relacionadas con las deficiencias o debilidades detectadas.
c) Ejercer la presidencia del Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo y enviar a la Superintendencia Nacional de Valores la identificación, cargo, dirección y teléfono laboral de las personas que lo conforman, manteniendo debidamente actualizada esta relación. El plazo para cumplir con esta disposición será de diez (10) días hábiles bancarios contados a partir de la fecha en que se apruebe la constitución el Comité, se realicen cambios o nuevos nombramientos.
d) Diseñar conjuntamente con el Comité de Prevención y Control Diseñar conjuntamente con el Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo y la Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, un Plan Operativo Anual de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, que deberá ser aprobado por la Junta Directiva, basado en: las políticas, programas, normas y procedimientos internos sobre la materia. e) Coordinar y Supervisar la gestión del Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo y la Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo; así como, el cumplimiento de la normativa vigente y de los controles internos por parte de las otras dependencias administrativas, que tienen responsabilidad en la ejecución de los planes, programas y normas de prevención y control de riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, Incluyendo las sucursales.
f) Presentar Informes anuales y trimestrales a la Junta Directiva del sujeto obligado, los cuales podrán contener, además de la gestión, sus recomendaciones para el mejoramiento de los procedimientos.
g) Supervisar a la Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo en cuanto a la elaboración del Programa Anual de Adiestramiento, de acuerdo con lo establecido en el artículo 47 de la presente Resolución, así como en la elaboración de otros programas y actividades de adiestramiento no contemplados en el Programa Anual de Adiestramiento, que se consideren necesarios o convenientes.
h) Coordinar con la Oficina de Recursos Humanos las actividades de formación del personal del sujeto obligado, en lo relativo a la legislación, reglamentación y controles internos vigentes incluyendo los relativos a la política «Conozca a su Empleado»; así como, en las políticas y procedimientos relacionados con la prevención y control de la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.
i) Desarrollar estrategias comunicacionales dirigidas a los inversores y empleados en relación con la materia, coordinados con el área de Recursos Humanos y de Mercadeo. j) Elaborar normas y procedimientos de verificación de datos, análisis financiero, con la finalidad de desarrollar indicadores que permitan determinar las razones de un comportamiento inusual o transaccional de una persona natural o jurídica; y operativo, en cuanto a la documentación que soporte la transacción o el comportamiento en análisis sobre los casos de inversores que presenten operaciones inusuales y/o sospechosas, para ser aplicadas en las unidades o dependencias del sujeto obligado, relacionadas con la prevención, control y detección de operaciones de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.
k) Presentar al Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo los reportes internos de actividades sospechosas, para su análisis y determinación de su destino final.
I) Enviar a la Superintendencia Nacional de Valores los reportes de actividades sospechosas que el Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo considere procedente; así como, las respuestas a las solicitudes de información relacionadas con la materia que ésta y otras autoridades competentes requieran, dentro de los plazos establecidos por las leyes y comunicaciones de solicitud de información,
m) Evaluar los nuevos productos y servicios, y en caso de considerarlo conducente, recomendará a los responsables de las áreas de riesgos, procesos, negocios y mercadeo del sujeto obligado, la adopción de medidas de prevención en el tema de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, previo al lanzamiento de los nuevos productos y servicios,
n) Mantener las relaciones institucionales con la Superintendencia Nacional de Valores; así como, con otras autoridades competentes, organizaciones no gubernamentales e instituciones dedicadas a la prevención, represión y control de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo. Igualmente, representará al sujeto obligado en convenciones, eventos, foros, comités y actos oficiales nacionales e internacionales relacionados con la materia, cuando sea designado por el Presidente,
o) Otras estrictamente relacionadas con la materia de prevención y control de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, a juicio de la Junta Directiva del sujeto obligado. Las funciones descritas en el presente artículo, son de obligatorio cumplimiento. Sin embargo la Junta Directiva del sujeto obligado podrá autorizar la ejecución de cualquier otra actividad que se considere pertinente para el ejercicio de sus funciones.
Artículo 14
El Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo
El Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo será un órgano colegiado, compuesto por empleados de más alto nivel jerárquico que dirijan las diferentes áreas sensibles del sujeto obligado con responsabilidad en las labores de prevención, control y detección de actividades sospechosas, a fin de coordinar las medidas preventivas tendientes a mitigar los riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo. Asimismo, deberán integrar este Comité, los responsables de otras áreas que puedan colaborar en cualquier forma para el buen desempeño del Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo. El Comité deberá estar presidido por el Oficial de Cumplimiento y las funciones relacionadas con la Secretaría la ejercerá el Gerente o Director de la Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo. Serán exceptuados de pertenecer al Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, los empleados que desempeñen cargos en las áreas de Auditoría y Contraloría, por ser órganos de supervisión y fiscalización del sujeto obligado.
En los casos en los cuales el Oficial de Cumplimiento lo considere necesario, convocará a las reuniones del Comité a cualquier otro directivo o empleado del sujeto obligado que esté relacionado con el caso específico a tratar o pueda aportar elementos importantes para los análisis que en dichas reuniones se realicen.