Artículo 15
Atribuciones y obligaciones del Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo
El Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo tendrá las siguientes atribuciones y obligaciones: a). Sesionar cuando menos una (1) vez al mes, debiéndose elaborar el correspondiente cronograma durante el último mes del año anterior a su ejecución, el cual deberá ser aprobado por la Junta Directiva y permanecer a disposición de la Superintendencia Nacional de Valores para verificar su cumplimiento.
b). Participar, en el diseño de las políticas, estrategias, planes, programas, normas internas, procedimientos e informes de gestión diseñados para ser presentados a consideración de la Junta Directiva del sujeto obligado.
c) Analizar los Reportes Internos de Operaciones y/o Actividades Sospechosas que presente a su consideración el Oficial de Cumplimiento, debiendo cada uno de sus miembros aportar su opinión sobre la pertinencia de elaborar y remitir el formulario «Reporte de Operaciones y/o Actividades Sospechosas» a la Superintendencia Nacional de Valores o archivarlo y hacerle seguimiento al caso; debiendo constar en acta la decisión adoptada y las opiniones que la sustentaron.
d) Participar en los procesos de administración de riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo cuando le sea solicitado por el Oficial de Cumplimiento.
e) Otras, a juicio de la Junta Directiva del sujeto obligado.
Artículo 16
Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo y sus funciones
La Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo será el órgano técnico operativo del sujeto obligado. Dicha Unidad estará dirigida por una persona suficientemente capacitada y de reconocida solvencia moral y ética, con la misión de analizar, controlar y detectar la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, y comunicarle al Oficial de Cumplimiento de quién dependerá, toda la información relativa a las operaciones o hechos que puedan estar relacionados con la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo. A tal efecto, la Junta Directiva del sujeto obligado adoptará las medidas necesarias para que la referida Unidad esté dotada de la organización, el personal especializado a dedicación exclusiva; así como, de los recursos materiales, técnicos y el entrenamiento adecuado para el cumplimiento de las siguientes funciones:
a. Recibir y analizar los reportes Internos de actividades sospechosas enviados por las diferentes dependencias del sujeto obligado, a los fines de determinar, previo análisis e investigación, si hay indicios suficientes para clasificar los hechos o transacciones como operaciones y/o actividades sospechosas.
b. Elaborar los Reportes de Operaciones y/o Actividades Sospechosas y presentarlos al Oficial de Cumplimiento.
c. Aplicar procedimientos de detección de actividades sospechosas en las diferentes áreas de negocios del sujeto obligado.
d. Realizar un análisis de los diferentes factores de riesgo de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo para evaluarlos y clasificarlos cualitativamente y establecer las medidas de mitigación a ser aplicadas según el nivel de dichos riesgos, diseñar igualmente los mecanismos de detección y reporte interno y presentarlos al Oficial de Cumplimiento para su consideración y presentación a las instancias de coordinación y decisión.
e. Mantener la coordinación con las Áreas de Recursos Humanos y Mercadeo a fin de intercambiar la información relacionada a los nuevos riesgos detectados, las medidas de mitigación a ser Implementadas y toda aquella que sea acordada para que el sistema de administración de riesgos funcione adecuadamente.
f. Promover la implementación de herramientas tecnológicas que permitan realizar un seguimiento para detectar tendencias, cambios en el perfil financiero y actividades inusuales de las operaciones de los inversores.
g. Supervisar el cumplimiento de las normas de administración de riesgos; de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo que deben cumplir otras dependencias y empleados del sujeto obligado, mediante revisiones cuyo alcance se limite a aquellas que a criterio del Oficial de Cumplimiento y el Gerente de la Unidad, requieran especial atención, presenten deficiencias importantes o ameriten su revisión por pacte del personal especializado de la Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo.
h. Recabar, analizar y preparar para su distribución interna la información sobre nuevas técnicas utilizadas por los legitimadores de capitales, para lograr sus fines ilícitos y para mantener actualizado al personal sobre el tema de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.
i. Elaborar programas de adiestramiento referentes al tema de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo y presentarlos al Oficial de Cumplimiento para su aprobación; así como, ejecutar las actividades de adiestramiento que le hayan sido establecidas en dicho programa.
j. Efectuar la revisión y transmisión de los reportes electrónicos mensuales que se transmiten a la Superintendencia Nacional de Valores.
k. Mantener actualizado un sistema de biblioteca, hemeroteca y material bibliográfico y audiovisual, referente a los temas de prevención de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo y otros delitos de delincuencia organizada, el cual deberá estar a disposición de los empleados del sujeto obligado para su estudio.
I. Otras a juicio del Oficial de Cumplimiento o de la Junta Directiva del sujeto obligado.
Artículo 17
Personal mínimo que deberá ser asignado a la Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo
El personal mínimo que será asignado a la Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo será de cuatro (4) personas. El sujeto obligado aumentará el personal asignado a la Unidad, de acuerdo al número de sus empleados, de sus inversores, de sus sucursales y agencias, así como la cantidad y tipos de productos que ofrezca a sus inversores, de tal manera que pueda cumplir adecuadamente con las funciones asignadas a dicha Unidad. El sujeto obligado que considere que su Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo pueda cumplir eficientemente las funciones que tiene asignada con un número inferior a cuatro (4) personas, presentará el correspondiente proyecto de organización y las justificaciones correspondientes a la Superintendencia Nacional de Valores para su debido estudio y aprobación.
En todo caso, la Superintendencia Nacional de Valores exigirá que se aumente el personal asignado a la mencionada Unidad, cuando lo considere necesario.
Artículo 18
Organización de la Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo
La Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo podrá organizarse de la siguiente manera, dependiendo de los factores que fueron mencionados en el artículo anterior:
a. Dirección o Gerencia de la Unidad.
b. Sección de Análisis y Supervisión de Operaciones, para ejercer funciones de seguimiento, detección, análisis y elaboración de Reporte de Operaciones y/o Actividades Sospechosas; así como, satisfacer las solicitudes de información de las autoridades competentes en la forma y plazos señalados.
b. Sección de Prevención y Control de Riesgos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, dedicada a la elaboración de normas y procedimientos de prevención, control y administración de riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, entrenamiento del personal de la Institución y control del cumplimiento de las normas y procedimientos.
c. Sección de Estadísticas y Análisis Estratégico, la cual ejercerá las funciones de mantenimiento de registros, elaboración de estadísticas y análisis, elaboración de informes estratégicos y detección de tipologías de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo y diseño de sus respectivas contramedidas.
Artículo 19
Responsables de Cumplimiento de las áreas sensibles de riesgo de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo
El Responsable de Cumplimiento debe ser designado individualmente por escrito, especificadas claramente sus funciones y dotado de los conocimientos e instrumentos necesarios para el cabal cumplimiento de las mismas. Será seleccionado del personal de cada área (Auditoría Interna, Consultoría Jurídica, Recursos Humanos, Seguridad, Informática, Oficinas o Sucursales y las demás que sean competentes), para que cumplan adicionalmente a las funciones correspondientes a su cargo, las siguientes:
a. Servir de enlace con el Oficial de Cumplimiento y prestarle apoyo en las labores de prevención, control y administración de riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.
b. Aplicar y supervisar las normas, políticas y procedimientos de prevención y control de las actividades de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo en el área de su responsabilidad.
c. Asesorar y apoyar al personal de su área de responsabilidad en lo relacionado a los procedimientos de prevención, control y en la normativa vigente que rige la materia.
d. Elaborar sus respectivos Planes Anuales de Seguimiento, Evaluación y Control, que serán aplicados para asegurarse que sus obligaciones en materia de prevención y control de legitimación de capitales se estén cumpliendo adecuadamente.
Artículo 20
Excepciones para la constitución del Comité, la Unidad y la designación del Oficial de Cumplimiento
El sujeto obligado sólo podrá ser exceptuado de la obligación de constitución de la Unidad de Prevención y Control durante el primer año de operaciones, para lo que deberá fundamentar su solicitud mediante escrito debidamente motivado que será evaluado a juicio de la Superintendencia Nacional de Valores. A los fines de determinar la estructura que tendrá el sujeto obligado durante su primer año de operaciones, el mismo deberá tomar en cuenta las estimaciones contenidas en los estudios económicos financieros de factibilidad, presentados en el momento de solicitar la autorización para la promoción de la empresa, y durante el primer año de operaciones deberá constituir una estructura mínima, conformada por el Oficial de Cumplimiento, el Comité de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo y los Responsables de Cumplimiento, debiendo ajustarla para el segundo ejercicio económico, sobre la base de las comisiones netas cobradas.
Sección «B»
Otros Elementos del Sistema de Administración Integral de Riesgos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo
Artículo 21
Obligación de diseñar un Plan Operativo Anual de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo
El sujeto obligado deberá diseñar anualmente un plan estratégico que deberá ser aprobado por la Junta Directiva para prevenir y mitigar los riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, que se denominará Plan Operativo Anual de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, en el cual se podrá incluir, de acuerdo con sus necesidades como mínimo, la adquisición, implementación o perfeccionamiento de sus sistemas computarizados de detección de operaciones y/o actividades inusuales y sospechosas, programas de adiestramiento para los trabajadores, planes de supervisión y auditoría, perfeccionamiento de mecanismos de control interno, perfeccionamiento de los programas computarizados para incrementar la eficiencia y eficacia en la administración del riesgo. La ejecución del Plan Operativo Anual de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo deberá ser flexible y ajustarse a las necesidades del sujeto obligado, en virtud de los cambios que experimenten los factores de riesgos asociados a los inversores, productos, servicios y zonas geográficas, debiendo ser elaborado durante el último trimestre del año anterior a su ejecución y ser remitido a la Superintendencia Nacional de Valores dentro de los primeros quince (15) días hábiles del año de su vigencia.
Artículo 22
Contenido del Plan Operativo Anual de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo
El sujeto obligado se plantea Plan Operativo Anual de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo deberá contener los siguientes aspectos:
a) Actividades: Señalar las acciones que el sujeto obligado se plantea realizar durante el período de vigencia.
b) Objetivo: Establecer los objetivos específicos que se esperan alcanzar con cada actividad, para fortalecer el Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo.
c) Responsables: Designar la persona o la unidad administrativa responsable de la ejecución de cada actividad.
d) Unidad de medida: Debe indicarse la forma de cuantificar las actividades. Por ejemplo: informe, memorando, personas formadas, inspecciones, entre otros.
e) Meta: Es la cuantificación de las unidades de medida que se esperan alcanzar con la ejecución. (Por ejemplo: dos (2) Informes, tres (3) personas adiestradas, entre otros).
f) Insumos: Desagregar los recursos que serán aplicados en la ejecución de las actividades previstas (humanos, materiales, técnicos, entre otros).
g) Costo: Revelar el costo estimado en que incurrirá el sujeto obligado para realizar cada actividad.
h) Tiempo de ejecución: Señalar la fecha de inicio y culminación de cada actividad.
Artículo 23
Informe de seguimiento del Plan Operativo Anual de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo
El Oficial de Cumplimiento elaborará por lo menos trimestralmente un «Informe Sobre el Cumplimiento del Plan Operativo Anual de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo», indicando el porcentaje de cumplimiento de cada aspecto de su contenido. Este documento deberá formar parte de los Informes anuales y trimestrales que el Oficial de Cumplimiento presentará a la Junta Directiva. Adicionalmente, deberá actualizar este informe a la fecha de cualquier auditoría o inspección de la Superintendencia Nacional de Valores.