Artículo 24
Diseño y adopción de un Código de Ética o Código de Conducta
El sujeto obligado deberá adoptar un Código de Ética o Código de Conducta, de carácter general, en el cual se Incluyan los aspectos concernientes a la prevención y control de la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo y el consumo de drogas, de obligatorio conocimiento y cumplimiento para todo el personal, que permita crear un clima de elevada moral de forma que aumente la sensibilidad del personal ante los efectos de la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, anteponiendo los principios éticos al logro del lucro y a los Intereses personales.
El Código de Ética o Código de Conducta deberá ser aprobado por la Junta Directiva del sujeto obligado y mantenerse disponible para su revisión por parte de los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Valores, durante las inspecciones y ser remitido a ese Organismo para su revisión en caso que le sea requerido.
Artículo 25
Cumplimiento del Código de Ética o Código de Conducta
La Gerencia de Recursos Humanos, el Oficial de Cumplimiento y los supervisores en todos los niveles deberán por lo menos una (1) vez al mes recordar al personal, el contenido del Código de Ética o Código de Conducta adoptado por el sujeto obligado, de manera que actúen siempre observando sus postulados. A tal efecto, se hace necesario hacer entrega de un ejemplar del mismo a todo el personal, la constancia de su recepción deberá permanecer en el expediente que de cada empleado es llevado por la Oficina de Personal o Recursos Humanos correspondiente. Adicionalmente, se podrá publicar el Código en la intranet del sujeto obligado.
Artículo 26
Manual de Políticas y Procedimientos de Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo
Los mecanismos de control adoptados por el sujeto obligado deben consolidarse en un Manual de Políticas y Procedimientos de Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, aprobado por la Junta Directiva del sujeto obligado, considerando sus características propias su naturaleza jurídica; así como los diferentes productos y servicios que ofrece a sus inversores.
Este Manual debe contener los controles internos, las políticas, procedimientos y procesos diseñados para mitigar y controlar los riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo El alcance de dichos controles internos debe estar acorde con la dimensión, estructura, riesgos y complejidad del sujeto obligado. Por tanto, la elaboración del Manual deberá basarse en una evaluación previa de los riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo del sujeto obligado.
Asimismo, dicho manual deberá mantenerse a disposición de esta Superintendencia Nacional de Valores para las revisiones que considere pertinentes.
Artículo 27
Contenido del Manual de Políticas y Procedimientos de Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo
El Manual de Políticas y Procedimientos de Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo deberá contener como mínimo los siguientes aspectos:
a). Aspectos Generales. Breve descripción de las principales organizaciones de delincuencia organizada y sobre instrumentos, mecanismos, esquemas y tipologías utilizadas para la comisión de los delitos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo. b). Estructura Organizacional del Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo, especificando los deberes de cada uno de los actores que lo conforman.
c). Políticas y Procedimientos para la Administración del Riesgo Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, detallando la metodología para su administración (identificación, calificación; control interno, mitigación y monitoreo de los riesgos).
d). Procedimientos para la verificación de los datos e información aportada por sus inversores.
e). Canales de comunicación e instancias de reporte entre la Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, responsables de cumplimiento, dependencias, oficina principal y sucursales y el Oficial de Cumplimiento.
f). Lista de señales de alerta que consideren la naturaleza específica del sujeto obligado, los productos y servicios que ofrecen, los niveles de riesgo o cualquier otro criterio que resulte apropiado. Para la elaboración de esta lista se considerarán las que han sido desarrolladas por los organismos nacionales e Internacionales, grupos de acción financiera Internacionales, unidades de inteligencia financiera de otros países, los órganos de investigación penal, la Superintendencia Nacional de Valores y los propios sujetos obligados, los cuales deben transmitirse de una Institución a otra, preferiblemente a través de las asociaciones que las agrupan.
g). Procedimientos de detección y reporte de operaciones y/o ¡actividades sospechosas.
h). Procedimientos referentes a los reportes periódicos o sistemáticos.
i). Procedimientos para satisfacer las solicitudes de información de la Superintendencia Nacional de Valores y las autoridades competentes.
j). Conservación de los registros y su disponibilidad para el Organismo Supervisor, Órganos de Investigaciones Penales y Órganos Jurisdiccionales.
k). Sanciones por el incumplimiento de procedimientos de prevención y control establecidos en las leyes y normativas vigentes.
l). Formato del Compromiso Institucional.
m). Otros a juicio de la Junta Directiva del sujeto obligado. El Manual de Políticas y Procedimientos de Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, deberá ser revisado periódicamente a fin de mantenerlo actualizado de acuerdo a los cambios en la normativa vigente y la situación general relacionada con su contenido, asimismo deberá estar disponible para su revisión durante las inspecciones que realice la Superintendencia Nacional de Valores.
Capítulo III
Políticas y Procedimientos para la Administración del Riesgo de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo
Sección «A»
Procedimientos para la administración de riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo
Artículo 28
Finalidad del enfoque basado en riesgos
La finalidad de adoptar un enfoque basado en riesgos, deberá estar dirigida a la prevención de que ocurra la actividad de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, por medio de la adopción de medidas que hagan desistir a los delincuentes de utilizar al sujeto obligado como mecanismo para legitimar capitales o financiar al terrorismo. Esta especial tarea difiere sustancialmente de los mecanismos para la administración de otros riesgos típicamente financieros, cuya administración está dirigida a ser asumidos íntegra o parcialmente en relación a rentabilidad versus riesgo, en correspondencia con la disposición de sus socios en asumir mayores niveles de riesgos cubriéndolos mediante aportes de capital o estableciendo provisiones, traspasando el riesgo a entes aseguradores, o mediante otras medidas de mitigación adecuadas. Por tanto, la administración de los riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, debe estar dirigida a minimizar la posibilidad de que sus consecuencias negativas y/o adversas se materialicen.
Artículo 29
Consideraciones generales para la evaluación del nivel de riesgo del sujeto obligado
El sujeto obligado deberá realizar una evaluación inicial de su nivel de riesgo, el resultado de esta evaluación (en términos de Nivel de Riesgo Alto, Moderado o Bajo), deberá ser informada por escrito a la Superintendencia Nacional de Valores para efectos de planificación y determinación del alcance de las Inspecciones in situ que se programen. El sujeto obligado deberá actualizar su autoevaluación de riesgo una vez al año y cuando considere que los factores que influyen en su nivel de riesgo hayan variado. A medida que se introducen nuevos productos y servicios o la entidad se desarrolla a través de fusiones, apertura de nuevas sucursales y campañas de publicidad para captar nuevos inversores, o se mejoran los equipos tecnológicos, la evaluación de los riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo también debe ser modificada.