Artículo 41
Prohibición de abrir cuentas anónimas y efectuar operaciones con personas insuficientemente identificadas
El sujeto obligado deberán abstenerse de prestar servicios o productos a nombre de personas que no se encuentren suficientemente identificadas, anónimas, con nombres ficticios, claves o números que sustituyan la verdadera identidad; así como, de realizar operaciones con inversores ocasionales no identificados, o cuando exista una» sospecha de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, o el sujeto obligado tenga dudas acerca de la veracidad o idoneidad de la información sobre la identificación del inversor obtenida con anterioridad.
Artículo 42
Conozca al Cliente de su Inversor
El sujeto obligado establecerá una Política de «Conozca al Cliente de su Inversor», cuando su inversor se trate de una entidad considerada de alto riesgo, que a su vez realice operaciones con clientes de alto riesgo, en la que como mínimo debe preverse de manera razonable, lo siguiente:
a) Comprobar que el cliente de alto riesgo del sujeto obligado cuenta con un programa de prevención de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo.
b) Determinar si el cliente de alto riesgo del sujeto obligado ofrece sus servicios o productos a personas que no tengan presencia física y autorización para operar conforme su respectiva actividad.
c) Determinar la identidad de los accionistas hasta llegar a las personas naturales que controlan la institución.
Artículo 43
Conservación de documentos
El sujeto obligado conservará durante cinco (5) años, los documentos o registros correspondientes que comprueben la realización de las operaciones y las relaciones de negocios con sus inversores; así como, de los documentos exigidos para la identificación de los inversores que las hubieren realizado. El plazo indicado se contará de la siguiente manera:
a) Para los documentos relativos a la identificación del inversor, a partir del día en que finalice la relación.
b) Para aquellos documentos que acrediten una operación, a partir de la ejecución de ésta.
c) Para los Reportes de Operaciones y/o Actividades Sospechosas, a partir de la remisión de la misma. Sección «C»
Políticas de administración de riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo derivados de los empleados
Política Conozca su Empleado
Artículo 44
Deber de Implementar una Política Conozca su empleado
El área de Recursos Humanos del sujeto obligado apoyado por el Oficial de Cumplimiento, deberá formular e implementar una política de «Conozca su Empleado» que incluya los procedimientos de reclutamiento y selección del personal (nuevos ingresos), verificando los datos e informaciones por ellos aportados; así como, las referencias de trabajos anteriores.
Artículo 45
Especial atención a la conducta y posibles cambios en las costumbres y nivel de vida de los empleados
Los supervisores a todos los niveles, deberán prestar especial atención a la conducta y posibles cambios en las costumbres y nivel de vida de los empleados a su cargo, la cual debe estar en concordancia con el nivel de su remuneración. Igual atención deberán prestar a su nivel de endeudamiento, el hacer o no uso de sus vacaciones, cambios de estado civil y el recibo de regalos provenientes de los inversores. Todo esto debe realizarse, a fin de garantizar en buena medida la probidad de la conducta de los empleados. Esta obligación de los supervisores, deberá estar normada en los manuales internos del sujeto obligado previa aprobación de la Junta Directiva.
Sección «D»
Políticas de Formación y Capacitación Del Personal
Artículo 46
Programa Anual de Adiestramiento
A fin de prevenir las operaciones de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo indicadas en esta Resolución, el sujeto obligado, deberá diseñar, financiar, desarrollar e implementar un «Programa Anual de Adiestramiento», ajustado a su perfil operacional y conforme a los riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo. Este programa estará dirigido a todo el personal; directivos, ejecutivos, empleados y representantes autorizados, según las responsabilidades y actividades que desempeñe cada grupo.
Artículo 47
Contenido del Programa Anual de Adiestramiento
El Programa Anual de Adiestramiento debe identificar los objetivos, el contenido, las estrategias metodológicas y los mecanismos de evaluación a ser aplicados. Para el diseño del mismo, el sujeto obligado debe considerar la audiencia a la cual va dirigido y tomar en cuenta las funciones específicas de cada área. El programa deberá establecer actividades dirigidas especialmente a las siguientes áreas:
a) El personal que ingresa deberá recibir obligatoriamente una inducción y sensibilización en esta materia, la cual estará incluida en el programa de formación y capacitación como empleado del sector de mercado de valores, a fin de orientarlo acerca de los riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo a los cuales se ven expuestos tanto el sujeto obligado como sus empleados; así como, las medidas de prevención y controles internos, que debe aplicar en el cumplimiento de las funciones inherentes al cargo para el cual fue contratado.
El sujeto obligado deberá mantener informado y capacitado de manera general sobre su respectivo Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo, a todos sus empleados, incluyendo a los que ejercen cargos directivos; y de manera especial y focalizada, hacia aquellos que estén ubicados en áreas o estén a cargo de los productos más vulnerables a estos riesgos. Esta información y capacitación, general o especial según corresponda, debe aplicarse a todos los niveles, de manera que contribuya a la formación de una cultura de administración de riesgos.
c) Adiestramiento común para el personal que en cualquier forma puedan contribuir a la prevención, control y administración de los riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, el cual debe incluir los aspectos teóricos, conceptos; fases, metodologías o tipologías, mecanismos, instrumentos, legislación vigente y casos reales, entre otros. La capacitación debe incluir los cambios en la legislación y normas vigentes, así como las políticas, procedimientos y procesos contra legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo internos del sujeto obligado.
d) Actividades de información para la Junta Directiva y la Alta Gerencia, sobre los riesgos que representan las nuevas tendencias de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, las estadísticas de los Reportes de Operaciones y/o Actividades Sospechosas y la efectividad de las políticas, procedimientos y controles internos adoptados. Asimismo, es necesario que se informe a la Junta Directiva y se le ofrezcan elementos de concientización sobre las implicaciones por el incumplimiento del marco legal que enfrenta el sujeto obligado y sus empleados, a fin de que esté en capacidad de supervisar el cumplimiento de los procedimientos contra la legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, aprobar las políticas, procedimientos y proveer suficientes recursos para ello.
e) Adiestramiento para el personal que tiene contacto directo con el público, el cual debe contemplar la política conozca su inversor, detección de actividades sospechosas y reporte interno de las mismas.
f) Entrenamiento para el personal de Auditoría Interna, con énfasis en métodos y procedimientos para supervisar el cumplimiento de la legislación vigente y los controles internos establecidos por el sujeto obligado para la prevención de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, así como para evaluar la efectividad de los mismos.
g) Capacitación especializada y altamente tecnificada para el Oficial de Cumplimiento y la Unidad de Prevención y Control de Legitimación de Capitales y Financiamiento al Terrorismo, quienes deben recibir capacitación periódica que sea relevante y adecuada dado a los cambios en las exigencias de los organismos reguladores y en los procedimientos y técnicas de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo empleados por la delincuencia organizada. h) Asistencia a eventos nacionales e internacionales de información y capacitación sobre prevención, control y administración de riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, para directivos y empleados relacionados con las funciones de prevención, control y administración de riesgos de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, que aseguren una adecuada actualización de los conocimientos sobre la materia, que se manejan a nivel nacional e internacional y que sirvan de base para que los asistentes se puedan comportar como multiplicadores de los conocimientos obtenidos e implementen iniciativas que se traduzcan en mejoras para el Sistema Integral de la Administración de Riesgos de Legitimación de Capitales y de Financiamiento al Terrorismo.
i) Otros, de acuerdo con la estructura organizativa del sujeto obligado, y su capacidad financiera de forma tal que el adiestramiento sea impartido a todas las sucursales y dependencias que de alguna manera deban tener injerencia en las actividades de prevención y control de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo. Igualmente, el programa cubrirá los aspectos que deben ser conocidos por el personal en sus diferentes niveles y cargos que desempeñan, relacionados con el mercado y los productos y servicios ofrecidos.
Adicionalmente, el programa deberá contemplar el diseño e implementación de campañas de sensibilización dirigida a sus inversores.